1. Kto odpowiada za dane?
Administratorem danych jest Fundacja Instytut 42 z siedzibą przy Alei Kraśnickiej 27, 20-718 Lublin, KRS 0001142910, NIP 7123485659, REGON 540367410.
W sprawach danych osobowych, pytań i wycofania zgody napisz na hello@instytut42.pl lub na powyższy adres pocztowy.
2. Jakie dane i w jakim celu?
Odwiedzanie strony
Serwer może rejestrować adres IP, datę i godzinę połączenia, żądany adres strony, kod odpowiedzi oraz informacje o przeglądarce. Służy to udostępnianiu i zabezpieczeniu serwisu oraz diagnozowaniu błędów. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Powiadomienia o CyberLubelskie
Po wysłaniu formularza przetwarzamy Twój adres e-mail, datę i identyfikator zgłoszenia, miejsce zapisu na stronie oraz treść i wersję udzielonej zgody. Przy obsłudze połączenia dostawca formularza otrzymuje również dane techniczne, takie jak adres IP i informacje o przeglądarce. Celem jest przekazywanie informacji o konferencji CyberLubelskie, w tym o otwarciu rejestracji, programie i prelegentach. Zapis na powiadomienia nie oznacza rejestracji na wydarzenie.
Podstawą jest dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), obejmująca kontakt e-mail w tym celu zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Podanie e-maila i kliknięcie wyraźnie opisanego przycisku zapisu albo zaznaczenie pola obejmującego zapis na newsletter w formularzu rejestracyjnym i wysłanie zgłoszenia stanowi działanie potwierdzające. Samo przeglądanie strony ani zamknięcie banera cookies nie stanowią zgody na newsletter.
Adres jest potrzebny wyłącznie, jeśli chcesz otrzymywać te wiadomości. Zgoda nie jest warunkiem przeglądania strony. Możesz ją cofnąć, pisząc na hello@instytut42.pl. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Zgłoszenie udziału w konferencji
Informacje o przetwarzaniu danych uczestników, dokumentowaniu konferencji, transmisji oraz publikacji zdjęć i filmów zawiera klauzula informacyjna dla uczestnika CyberLubelskie 2026, dostępna również pod formularzem rejestracyjnym.
W formularzu rejestracyjnym podajesz imię, nazwisko, adres e-mail, instytucję lub firmę, stanowisko lub pełnioną rolę oraz sektor działalności. Numer telefonu jest opcjonalny i służy wyłącznie do wysłania przypomnienia o konferencji CyberLubelskie. Wraz z numerem zapisujemy treść i wersję informacji o tym celu. Zapisujemy również identyfikator i datę zgłoszenia, treść i wersję zaakceptowanego regulaminu, datę jego akceptacji oraz wersję polityki prywatności. Dostawca obsługujący formularz otrzymuje także dane techniczne połączenia.
Dane służą do weryfikacji zgłoszenia, przekazania decyzji i informacji organizacyjnych e-mailem oraz organizacji udziału w konferencji. Numer telefonu wykorzystamy wyłącznie do wysłania przypomnienia o konferencji CyberLubelskie. Podstawą jest podjęcie na Twoją prośbę działań związanych ze zgłoszeniem i następnie realizacja uzgodnionego udziału (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie danych wymaganych w formularzu jest dobrowolne, ale konieczne do rozpatrzenia zgłoszenia. Pominięcie numeru telefonu nie wpływa na możliwość rejestracji. Z przypomnienia możesz zrezygnować w każdej chwili, pisząc na hello@instytut42.pl.
Akceptacja regulaminu zgłoszeń i dobrowolna zgoda na newsletter CyberLubelskie znajdują się w dwóch odrębnych polach wyboru. Możesz zgłosić udział bez zapisywania się do newslettera. Do newslettera zapisujemy imię i adres e-mail wyłącznie po zaznaczeniu osobnej zgody. Wraz ze zgłoszeniem zapisujemy wybór oraz treść i wersję oświadczenia, a datę udzielenia zgody tylko wtedy, gdy została udzielona. Z newslettera możesz zrezygnować przez link w wiadomości lub pisząc na hello@instytut42.pl, bez rezygnacji z udziału w konferencji. Numeru telefonu nie przekazujemy do newslettera. Decyzję w sprawie zgłoszenia podejmuje organizator.
Kontakt z Fundacją
Jeżeli napiszesz do nas wiadomość, wykorzystamy dane nadawcy i treść korespondencji, aby odpowiedzieć. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Jak długo przechowujemy dane?
Dane newslettera przetwarzamy do wycofania zgody albo zakończenia komunikacji dotyczącej tej edycji konferencji, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Po rezygnacji adres może pozostać na ograniczonej liście wykluczeń, aby nie wysłać ponownie niechcianej wiadomości.
Dane zgłoszenia udziału przetwarzamy przez czas potrzebny do jego rozpatrzenia oraz, w przypadku akceptacji, organizacji i zakończenia obsługi udziału w tej edycji konferencji. Gdy zgłoszenie nie zostanie zaakceptowane albo zrezygnujesz z udziału, dane usuwamy, gdy przestają być potrzebne do obsługi zgłoszenia, z wyjątkiem danych niezbędnych do wypełnienia obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń.
Numer telefonu usuwamy po zakończeniu wysyłki przypomnienia, po Twojej rezygnacji z przypomnienia lub najpóźniej po konferencji, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.
Minimalny dowód zgody, akceptacji regulaminu i korespondencję możemy przechowywać przez czas potrzebny do wykazania prawidłowości działań lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia i obowiązków prawnych. Podstawą takiego odrębnego celu jest art. 6 ust. 1 lit. f lub c RODO, w zależności od sytuacji.
4. Kto może otrzymać dane?
Serwis działa na hostingu OVHcloud. Zgłoszenia z formularzy przekazujemy do Make, który służy do obsługi automatyzacji. Zgłoszenia zapisujemy w Arkuszach Google. Potwierdzenia zgłoszeń i udziału wysyłamy przez Gmail, a newsletter obsługujemy w Kit (dawniej ConvertKit). Do Kit przekazujemy imię i adres e-mail, bez numeru telefonu. Z danych mogą korzystać upoważnione osoby działające w imieniu Fundacji oraz dostawcy usług technicznych w zakresie niezbędnym do ich realizacji, na właściwej podstawie i zgodnie z zawartymi umowami.
Danych nie sprzedajemy. Nie przekazujemy listy subskrybentów pozostałym organizatorom wyłącznie dlatego, że ich logotypy znajdują się na stronie. Dane mogą zostać udostępnione uprawnionym organom, gdy wymaga tego prawo.
Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Korzystanie z Make, usług Google i Kit może wiązać się z dostępem dostawców i ich podwykonawców spoza EOG. Informacje dostawcy dotyczące odbiorców i przekazywania danych znajdują się w polityce prywatności Make. O informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych w ramach tej konferencji możesz zwrócić się do Fundacji pod adresem hello@instytut42.pl.
5. Jakie masz prawa?
Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Gdy mają zastosowanie odpowiednie przesłanki, przysługuje Ci prawo przenoszenia danych.
Możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę. Przy przetwarzaniu opartym na prawnie uzasadnionym interesie masz prawo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw możesz wnieść w każdej chwili.
Wniosek wyślij na hello@instytut42.pl. Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Na tej stronie nie stosujemy profilowania reklamowego ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika.
7. Zmiany dokumentu
Politykę będziemy aktualizować, gdy zmieni się zakres przetwarzania danych lub sposób działania serwisu. Data wersji znajduje się na początku dokumentu. Dokument obejmuje stronę informacyjną, powiadomienia i zgłoszenia udziału w konferencji. Zasady rejestracji opisuje regulamin zgłoszeń.